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境外檔案征集工作新機制探索

近年來,為了守護沈陽的歷史文化記憶,努力構建覆蓋廣泛、內容豐富、結構合理的檔案資源體系,沈陽市檔案局(館)將檔案資源體系建設擺在了重要位置,在依法做好檔案接收進館的同時,聚焦檔案征集,加大工作力度,積極拓展境外檔案征集工作新途徑,取得了顯著的成效。

探索機制

為了實現境外檔案征集工作的常態化和持續化,沈陽市檔案局(館)主動作為,積極探索境外檔案征集工作的新機制。

1.經費保障機制

經費保障是開展境外檔案征集工作的前提和基礎。近年來,沈陽市檔案局(館)積極為境外檔案征集工作爭取專項資金。從2007年至今,沈陽市財政局每年都將境外檔案征集的30萬元專項經費納入財政預算,為沈陽市檔案局(館)境外檔案征集工作的開展提供了支持和保障。

2.部門合作機制

開展境外檔案征集工作要緊緊依靠外事部門的力量,只有借力而行、合作共贏,才能取得事半功倍的效果。近年來,沈陽市檔案局(館)與沈陽市人民政府外事辦公室密切溝通,加強聯系,共同攜手開展境外檔案征集工作,形成了良性互動的合作機制。

3.年度征集機制

2010—?2016年,沈陽市檔案局(館)每年都派出境外檔案征集團先后赴英國、法國、美國等國家開展境外檔案征集工作。由于有沈陽市財政局的經費保障和沈陽市人民政府外事辦公室的大力支持,這項工作已經成為一種常態。2017年年底前,沈陽市檔案局(館)還將派境外檔案征集團赴德國國家檔案館開展境外檔案征集工作。

成效顯著

1.豐富館藏

近年來,沈陽市檔案局(館)先后6次派出境外檔案征集團赴十余個國家的檔案館、圖書館、博物館開展境外檔案征集工作,共征集文字資料3390頁、照片852張、地圖38幅、視頻4部,內容涵蓋了沈陽的政治、經濟、文化等多個領域,這些檔案資料豐富了館藏檔案資源,有些還填補了館藏檔案的空白。如在法國阿爾貝·肯恩博物館征集到的拍攝于1912年沈陽城的一批最早的彩色照片,真實再現了當時沈陽的城池建筑、市井風情、里巷民風。在英國愛丁堡皇家外科學院圖書館征集到的盛京施醫院創始人司督閣醫生在愛丁堡大學就讀期間的獎學金證書等檔案資料,為沈陽市檔案館“司督閣與沈陽檔案資料專題數據庫”的建設提供了新的內容。沈陽市檔案局(館)在英國倫敦大學亞非學院圖書館征集到了1770年法文版《盛京賦》,并由沈陽市政府投入巨資將其翻譯出版。《盛京賦》是乾隆皇帝專門為盛京(沈陽舊稱)這座城市創作的文學作品,真實展現了1743年乾隆皇帝東巡祭祖時的所見所聞。

2.加強交流

境外檔案征集工作為中外檔案同行架起了一座文化交流的橋梁。在檔案征集的過程中,雙方不僅就檔案征集工作如何開展進行了交流,同時還就檔案遺產的保護與開發、檔案資源的社會共享及雙方合作辦展等事項進行了廣泛的交流和探討。在交流中,雙方不僅加深了了解,還增進了友誼,并為未來雙方的深度合作奠定了良好的基礎。近年來,沈陽市檔案館先后5次作為沈陽市政府代表團赴美國芝加哥、意大利都靈市和俄羅斯烏法市等沈陽市的友好城市舉辦檔案展覽;接待來自美國、德國和法國等國家的外賓共計15批次近200人;在沈陽的7個駐沈總領事館中,6個總領事館的總領事都到過沈陽市檔案館參觀考察,其中法國、德國和日本的總領事還主動給沈陽市檔案館提供檔案征集方向,幫助聯系檔案征集對象。境外檔案征集工作進一步提升了檔案工作的對外影響力,沈陽市檔案館已經成為了沈陽對外文化交流與展示的重要窗口。

3.擴大宣傳

近年來,為了使這些境外征集來的檔案資料發揮更大的價值,讓社會共享檔案征集成果,沈陽市檔案局(館)打出“組合拳”進行宣傳,運用多種方式擴大檔案的影響力度。

聯合辦展覽。2014年12月2日,為紀念中法建交50周年,沈陽市檔案館與沈陽市人民政府外事辦公室、法國駐沈陽總領事館及法國上塞納省議會聯合舉辦了“一百年前法國人眼中的盛京影像”展覽。該展覽作為沈陽市政府紀念中法建交50周年唯一推出的活動,展出了從法國征集的沈陽最早的一批彩色照片,再現了沈陽這座歷史文化名城的百年風貌,讓廣大沈陽市民,特別是青少年了解到了一百年前的沈陽,從而感受到沈陽一百年來的滄桑巨變。

舉辦新聞發布會。為了讓更多沈陽市民了解一百年前沈陽的風貌,在展覽開展前一周,沈陽市檔案館在沈陽市政府新聞發布廳舉辦了“一百年前法國人眼中的盛京影像”展覽專場新聞發布會,沈陽地區30余家新聞媒體參加了發布會并進行了廣泛報道。由于新聞媒體的助力,檔案展覽引起了社會的極大關注和熱烈反響,該展覽在開展首日就吸引了近千人到場參觀,并受到了廣大沈陽市民的普遍好評。

舉辦主題報告會。近年來,沈陽市檔案局(館)非常注重對境外征集檔案的研究,并多次在形成專題研究成果的基礎上舉辦大型主題報告會。沈陽市檔案局(館)先后舉辦了“阿爾貝·肯恩與百年前的彩色沈陽”“歐洲大思想家伏爾泰與乾隆《盛京賦》”等大型主題報告會。這些大型主題報告會宣傳和展示了沈陽境外檔案征集的成果,再現并講述了檔案及其背后鮮為人知的歷史故事。如“歐洲大思想家伏爾泰與乾隆《盛京賦》”主題報告會,以從海外征集回國的法文版《盛京賦》為背景,講述了《盛京賦》是如何流傳到歐洲,又是如何在法國出版的,以及法國著名思想家伏爾泰對《盛京賦》的評價與贊美。這些歷史故事折射出了盛世末期的古老中國和思想啟蒙的新興歐洲在文化上的碰撞、對話與交流。

舉辦社會公益講座。近年來,沈陽市檔案局(館)以從境外征集進館的檔案資料為佐證,在檔案館、圖書館、博物館、新華書店等公共場所面向廣大市民舉辦社會公益講座,宣傳檔案在守護沈陽歷史文化方面不可替代的作用。如2017年2月26日,沈陽市檔案局(館)長荊紹福作為特約嘉賓在沈陽產業金融博物館的“博物館下午茶”活動中為沈陽市民做了一場題為《近代沈陽城市影像》的公益講座。在講座中,荊紹福展示了一百多年前沈陽最早的黑白照片、最早的彩色照片及最早的紀錄片,這些使人感到似曾相識又恍如隔世的影像,引發了人們對沈陽一百年來滄桑巨變的感慨。

經驗總結

境外檔案征集工作時間緊、任務重,如何在有限的時間里取得最佳的效果是我們必須思考的問題。

1.掌握線索

掌握線索是關乎境外檔案征集工作成效如何的關鍵所在。檔案部門應該通過國外檔案館、圖書館、博物館、研究機構和社會團體等多種渠道,廣泛調查和搜集境外檔案征集線索,明確征集工作的主攻方向,制定切實可行的征集方案,確保境外檔案征集工作目標明確,有的放矢。

2.熟悉家底

境外檔案征集工作應以填補館藏檔案的空白為重點,所以如何使境外征集的檔案能夠真正起到“填補空白”的作用,避免重復征集,這就要求境外檔案征集人員要熟悉家底,了解館藏檔案資源的現狀及遺缺。同時,境外檔案征集人員還要熟知地方歷史發展脈絡,了解不同歷史時期該地區發生的重大歷史事件、出現的重要歷史人物等,這不僅有利于檔案征集工作的開展,也有利于在檔案征集工作中發現新線索,進而取得新收獲。

3.做好溝通

溝通是文化交流的基礎,有效的溝通可以大大提高境外檔案征集工作的效率。在每次出訪前,沈陽市檔案局(館)都始終保持與外方密切溝通,了解出訪國家的查檔規定,落實查檔手續,預約查檔時間,協調有關事項等。

作者單位:沈陽市檔案局

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責任編輯:中國檔案
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